On fait donc le point sur les bonnes pratiques et les bons outils pour une intégration virtuelle ET réussie vos nouveaux talents!
1. Anticipez la logistique technologique
Le premier jour de travail de votre nouvel employé arrive et vous réalisez que son matériel n’est pas prêt? Pas question! Une semaine avant le début de sa prise de poste, contactez votre service informatique pour vous assurer que tout est prévu : un ordinateur qui va être envoyé à l’adresse du nouvel employé avec les accessoires nécessaires (souris, clavier, etc), une adresse courriel, des identifiants de connexion à vos différents logiciels, outils, plateformes, et un cellulaire si nécessaire. Cela permet que votre employé soit tout de suite bien équipé pour travailler.
En plus, cela lui envoie aussi un message positif fort : il pourra constater que l’esprit d’anticipation et d’organisation est important pour vous. Un vrai point bonus, quand on sait que 43 % des professionnels interrogés estiment que l’aspect technologique de leur travail n’a pas été correctement mis en place à leur arrivée en entreprise (sondage Robert Half).
2. Optez pour un logiciel efficace pour la gérer la paie et les avantages
Être sûr qu’il sera toujours payer à temps et correctement est capital pour le bien-être financier de votre employé. Faites donc le point avec votre service de paie pour vous assurer que tout est prêt pour son arrivée : contrat, informations, salaire, avantages sociaux, assurance, politique de congés, etc. Payer votre employé à temps et correctement doit être une vraie priorité pour bien vous occuper de votre monde… sans perdre de temps!
Pour l’inscription au régime d’avantages, c’est pareil! Trop de paperasse vous fera perdre du temps. Notre conseil : utiliser une plateforme tout-en-un RH + Paie + Avantages pour simplifier l'intégration à distance de votre nouveau talent. Vous pourrez enregistrer toutes les données de votre nouvel employé, stocker les documents importants qui le concerne, gérer ses informations et son parcours dans votre organisation. Votre nouveau talent pourra aussi y retrouver en quelques clics les détails dont il aura besoin.
On vous donne un coup de pouce avec notre liste de vérification pour bien choisir votre fournisseur de paie.
3. Ne passez pas l'étape des présentations
Pensez aussi qu’avec une intégration à distance, on ne bénéficie plus des traditionnelles présentations à l'équipe au bureau. Cela peut s'avérer stressant pour votre nouvel employé qui ne visualise pas les membres de son équipe et l’ambiance générale du bureau. Il osera peut-être moins poser des questions et mettra plus de temps à se sentir vraiment intégré.
Pour pallier ces difficultés, faites sentir à votre nouvelle venue qu’il ou elle est attendu(e) et bien accueilli(e) par l’entreprise. Organisez une réunion vidéo avec les personnes de votre équipe. Invitez votre nouveau venu à se présenter et proposez aux autres collaborateurs d’en faire autant. Profitez-en pour conseiller au nouvel arrivant à qui il pourra s’adresser en cas de questions. Si certains de vos collaborateurs ne peuvent pas être présents à la réunion, invitez-les à envoyer un petit message de bienvenue au nouvel employé. Ça prend 1 min et ça fait une vraie différence pour mieux communiquer!
4. Attribuez un partenaire de travail
Un autre conseil pour aider votre nouvelle recrue à distance à se sentir partie intégrante de votre organisation? Attribuez-lui un partenaire de travail, c'est-à-dire un membre de l'équipe disponible pour répondre à ses questions, lui indiquer quels sont les processus internes, où sont situés les dossiers et lui expliquer le fonctionnement de l’organisation. Votre nouveau talent pourra se sentir mieux accompagné.
Noémie Poli, CRIA et consultante pour Ascendis Conseils (stratégie d’entreprise) conseille elle aussi ce type de « jumelage virtuel » : selon elle, c’est une bonne pratique pour expliquer la gestion de projet aux nouveaux arrivants et pour que les employés déjà intégrés jouent un rôle d’ambassadeur de la culture d'entreprise auprès des nouvelles embauches.
5. Instaurez une communication claire
Accueillir un nouveau talent à distance, cela passe bien sûr par une bonne communication. Aussi souvent que possible, de manière ouverte et transparente. Cela permet de transmettre les bonnes informations et de vous assurer que tout est clair pour votre nouvel employé. N'hésitez pas à indiquer comment votre équipe a l’habitude de communiquer (courriel, messagerie instantanée, appels), à quelle fréquence et par quels canaux. Vous pouvez aussi donner un aperçu précieux de la façon dont se déroule une journée typique et le fonctionnement de l'organisation.
Cela contribuera à impliquer votre nouveau talent dans votre entreprise et lui permettre de trouver sa place rapidement. Il en sera d’autant plus efficace et productif ! N’oubliez pas que savoir créer une bonne connexion avec ses employés et ouvrir une communication à double sens avec eux fait partie des qualités indispensables à tout super gestionnaire!
6. Organisez des rendez-vous d'équipe virtuels
Puisque les codes de la machine à café sont bouleversés à distance, créez aussi des rendez-vous en mode virtuel pour donner l’occasion aux nouvelles embauches d'échanger avec leurs coéquipiers. Cela peut passer par une simple pause café ou des lunchs en conférence visio, et même des team building à distance (oui c’est possible!). En résumé, multipliez les points de contact comme le souligne de nouveau Noémie Poli.
Si besoin, n'hésitez pas à lancer vous-même les conversations pour donner un ton plus décontracté à ces réunions informelles. Parler de la vie de famille, des vacances ou des sorties du moment, ça rapproche forcément! Si votre budget le permet, vous pouvez même commander un déjeuner pour tout le monde et le faire livrer au domicile de chaque employé. Avec ça vous êtes sûrs de faire plaisir à tout le monde et de booster votre culture d’entreprise!
Lire aussi : Découvrez nos idées de rituels virtuels pour mieux vivre le télétravail
7. Demandez un retour à vos employés
Enfin, rien de mieux que de demander l’avis des concernés! À la fin du premier mois de travail, proposez aux nouveaux employés de répondre à un questionnaire pour connaître les points forts et les points faibles de votre processus d'intégration. N'hésitez pas à leur demander comment ils se sont sentis accueillis, si l'équipe a été disponible pour répondre à leurs questions, si leurs missions ont été suffisamment expliquées. Soulignez que vous recherchez l'honnêteté et la critique constructive pour vous améliorer.
D’ailleurs, chez Simple comme Rise, nous avons justement eu le plaisir d’accueillir de nouveaux talents 100 % à distance. On ne résiste pas au plaisir de partager leurs commentaires avec vous, si cela peut vous donner des idées :)
Marc, gestionnaire de comptes dans nos bureaux de Montréal :
« À mon embauche chez Rise, j'avais quelques appréhensions quant au processus d'intégration à distance. Je me demandais comment j’allais recevoir mon matériel, si la configuration allait fonctionner. Je dois dire que toutes mes craintes se sont rapidement dissipées. J'ai reçu un accueil des plus chaleureux de toute mon équipe. La planification des formations ainsi que le support dont j'avais besoin était génial. Le travail de la maison fait maintenant parti de mon quotidien et ça n'aurait pu être possible sans la contribution et le professionnalisme de mon équipe. La clé du succès est sans conteste la préparation et les bons outils ! ».
La clé du succès est sans conteste la préparation et les bons outils !
Andra, Gestionnaire spécialiste des contenus marketing dans nos bureaux de Vancouver :
« Mon intégration s’est faite complètement à distance et la plateforme Rise a beaucoup facilité tout mon processus d'arrivée.
Dès le premier jour, j’ai eu tous les documents à portée de main: les politiques de l'entreprise, les informations sur mes avantages sociaux, le contact de mes différents gestionnaires. C'était un soulagement de ne pas avoir à chercher dans les courriels ou à demander ces informations ».
Vous aussi vous cherchez une plateforme tout-en-un pour votre gestion RH + Paie + Avantages? Ça tombe bien, c’est notre spécialité. Demandez-nous une démonstration, on vous garantit que vous allez passer un moment efficace, facile et sympathique… comme Rise!