Vous êtes justement à la recherche d’un nouveau fournisseur de paie pour gagner du temps, de l'efficacité et économiser de l’argent? Excellente idée! Il va falloir choisir le meilleur fournisseur de services de paie pour répondre aux besoins de votre entreprise et obtenir la meilleure qualité de services. Suivez toutes les étapes de ce changement important pour bien amorcer cette transition dans votre organisation.
Faites le point sur vos besoins en matière de paie
Quand on cherche un nouveau fournisseur de paie, difficile de savoir par où commencer! Et si le plus efficace pour entamer vos recherches, c'était encore de commencer par vous? Faites le point sur le fonctionnement actuel de votre système de paie. Où dépensez-vous le plus de temps, d'énergie et d'argent pour vos processus de paie? Qu'est-ce qui fonctionne... et plus important encore, qu'est-ce qui ne fonctionne pas?
Notez les failles de votre système de paie actuel et posez-vous les bonnes questions clés pour identifier ce qu'il faut améliorer. Votre traitement de la paie est-il assez rapide et précis, trop complexe, trop coûteux? Vos documents sont-ils toujours conformes à la législation en vigueur?
Cet état des lieux vous permettra d’identifier vos besoins spécifiques en matière de services et vos préférences. Ainsi, vous aurez toutes vos exigences prioritaires en tête pour trouver un fournisseur capable d'améliorer votre fonctionnement actuel et vous pourrez même fournir ce cahier des charges aux fournisseurs afin de vérifier qu'ils ont les compétences pour aider votre organisation.
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Cherchez les meilleurs fournisseurs de paie recommandés sur le marché
Une fois votre état des lieux terminé et vos besoins en tête, il faut se lancer dans le grand bain des recherches de fournisseurs de paie sur Internet. Pas facile de s’y retrouver parmi tous les résultats. La bonne manière de procéder? Commencez par consulter la liste des fournisseurs de services recommandés par l'Agence du Revenu du Canada. Cela vous permettra de trouver des organisations professionnelles reconnues et de confiance.
Consultez les informations de chaque fournisseur, en jetant aussi un oeil aux avis et témoignages des clients. Si vous avez des contacts parmi les entreprises déjà clientes, n'hésitez pas à les contacter pour leur demander leur retour sur leur expérience client avec le fournisseur de paie visé.
Bonne nouvelle; Rise figure parmi les fournisseurs de paie agréé par l’ARC et propose ses services aussi bien en français qu’en anglais!
Testez le service client pour évaluer la qualité de l’accompagnement
Chez Rise, nous pensons qu’un bon fournisseur de paie doit fournir un service client optimal pour vous offrir la meilleure expérience client possible. Le meilleur moyen de le savoir, c’est encore de vérifier par vous-même. Faites le test en contactant les supports clients de différents fournisseurs de paie afin de vérifier qu’ils sont facilement joignables lorsque vous avez besoin d'aide ou de renseignements. Voyez aussi la qualité de leur accueil; est-ce compliqué de parler à quelqu’un ou pas? Un vrai humain, on s’entend :)
Pour que le traitement de la paie dans votre organisation se passe toujours bien, une assistance client exceptionnelle pourra vous sauver bien des soucis! Des spécialistes de la paie disponibles, efficaces et certifiés doivent pouvoir vous conseiller et vous guider à travers le processus (espérons-le) sans douleur. Ainsi, vous faites moins d’efforts pour vous assurer que vos employés sont toujours payés correctement et vous gagnez du temps pour vous occuper de votre monde.
Demandez une démonstration de l'expérience produit
En faisant appel à un fournisseur de paie, l'idée n’est certainement pas de vous compliquer la tâche avec un logiciel complexe qui ne répond pas à vos besoins. Pour vous faire une idée des solutions qui existent et savoir avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise, n'hésitez pas à demander une démonstration gratuite des produits et services. C’est la meilleure façon de tester le produit et de voir avec quel outil vous serez amené à travailler. L'expérience utilisateur doit être simple, rapide et facile à comprendre, tant pour l'employeur que pour les employés de l’entreprise.
N'hésitez pas à poser toutes vos questions au spécialiste pour connaître les fonctionnalités disponibles sur chaque solution logicielle : y a t-il un accès facile à l'historique des paiements, aux informations des employés via un tableau de bord, peut-on importer des données en masse et effectuer des mises à jour rapidement? Quelles sont étapes du processus d’implantation?
Examinez ainsi comment le fournisseur peut répondre à vos besoins, par exemple pour l'administration des rapports de paie, la soumission de formulaires importants à l'Agence du Revenu du Canada et Revenu Québec, la gestion des mises à jour et des modifications liées à la conformité réglementaire ou encore la protection sécurisée de vos données confidentielles via un système infonuagique.
Pour vous garantir le plus d'efficacité possible, assurez-vous aussi que le fournisseur est compatible avec les processus déjà existants de votre organisation : peut-il s'adapter aux formats de vos fichiers, aux logiciels que vous utilisez en interne? Enfin, veillez à ce que le logiciel de paie fonctionne avec différents navigateurs Internet, pour éviter les ennuis de connexion. C’est important pour pouvoir gérer les détails de votre organisation a distance et en tout temps!
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Avertissez votre fournisseur de services actuel au bon moment
Une fois toutes ces étapes de sélection effectuées, le choix de votre nouveau fournisseur de paie est certainement déjà bien avancé! Si vous faisiez déjà appel à un fournisseur de services, c’est le moment de passer en revue votre contrat avec lui et d’examiner toutes les clauses et conditions d'annulation à négocier pour assurer une transition en douceur et d'éviter des complications plus tard.
En règle générale, la plupart des contrats d'entreprise imposent aux clients un préavis d'au moins 30 jours. Certaines compagnies peuvent autoriser l'annulation immédiate du compte mais même dans ces cas là, il est important de se laisser un temps de transition suffisant assurer pour assurer le bon transfert de vos données.
Bon à savoir : idéalement, le bon moment pour changer de fournisseur de paie se situe après une période de paie ou à la fin d’un trimestre. Plus vous vous y prenez tôt dans l'année, moins il y aura de données à migrer. Et, pssst, les bons fournisseurs essaient aussi de vous rendre la vie la plus facile possible en vous aidant à transférer vos données du système précédent.
Transférez vos informations et documents importants facilement et en toute sécurité
Ça-y-est, vous êtes sur le point de commencer une collaboration avec votre nouveau fournisseur de paie? Avant de vous séparer définitivement de votre ancien prestataire de services, n’oubliez pas de lui demander de rassembler tous les documents importants qu’il possède et qui vous concernent, afin de pouvoir les transmettre à votre nouveau fournisseur de paie.
Votre nouveau fournisseur de paie va pouvoir vous dire clairement de quelles informations il a besoin pour procéder à votre implantation et à vos prochaines paies : par exemple votre numéro d'entreprise délivré par l'ARC, les informations de vos employés, les talons de vos cycles de paie précédents, un spécimen de chèque annulé pour le traitement de la paie, les rapports de registre de paie et les relevés d’emploi.
Et voilà ! Avec toutes ces étapes, vous devriez faire le meilleur choix pour vous simplifier la vie avec un fournisseur de paie efficace et simple… comme Rise. Prendre le temps de bien choisir un partenaire solide, c’est faire un investissement utile pour vous concentrer sur vos employés et votre entreprise. Moins d’erreurs et plus d'efficacité, vous allez gagner la confiance de vos employés et en récolter les avantages pour bâtir une marque employeur payeur positive.
