Pourtant, vous le savez : que vous soyez gestionnaire d’une firme multinationale ou d’une petite entreprise locale, une bonne organisation de votre système de paie est indispensable afin que vos employés soient toujours payés à temps, sans risque d’erreur. Bonne nouvelle : quelques bonnes pratiques et des outils de planification bien choisis peuvent vous permettre de gagner en efficacité tout en économisant votre temps.
Voici 6 bonnes pratiques à connaître pour optimiser la gestion de la paie dans votre petite entreprise en pleine croissance !
1. Planifiez vos dates de paie importantes et gardez une trace de toutes vos factures
À la maison, vous savez précisément quand vient le moment de payer toutes vos factures ? Et lorsque vous réglez en retard, vous pestez contre les frais supplémentaires. En entreprise, c’est pareil ! Prenez la bonne habitude de planifier correctement toutes les dates limites de paie et de versement de vos employés et de vos partenaires. Si les échéances ne sont pas respectées, vous pourriez bien être soumis à des frais de pénalités et à des paiements d'intérêts qui peuvent peser lourd dans votre budget. Aucune organisation n’a besoin de ça.
Conservez cette bonne discipline en gardant aussi une trace de toutes les factures de votre activité, qu’elles soient émises ou reçues. Ainsi en cas de doute ou de question, vous en gardez toujours une preuve et vous pouvez facilement vous y référer.
2. Communiquez sur le plan de paie de votre entreprise auprès de votre personnel
Saviez-vous qu’une grande partie des employés ne comprennent pas clairement le fonctionnement des rémunérations versées par leurs employeurs ? Évitez cette erreur et aidez vos employés à bien comprendre le versement de leur salaire en mettant en place une bonne communication de votre système de rémunération. Prévoyez un document de communication expliquant clairement le fonctionnement de votre système de paie, que vous pouvez inclure dans le dossier d'intégration remis à vos employés le jour de leur arrivée dans l’entreprise. Vous pouvez y indiquer des informations sur le calendrier de paie choisi et sur la gestion de l'accumulation des vacances. Ainsi, vous évitez toute incompréhension de vos employés et vous contribuez à fidéliser vos talents. C’est aussi un très bon point pour vous démarquer avec une excellente image d’employeur payeur.
Pour aller plus loin dans la communication auprès des employés, l'Association canadienne de la paie vous recommande aussi les mesures suivantes :
- Publiez un modèle pour permettre à chaque employé d’identifier tous les éléments de ses bulletins de paie, y compris les détails des gains et des retenues.
- Expliquez comment les différents montants d'exemption et de crédits d'impôt peuvent avoir un impact sur le salaire net de chaque employé.
- Intégrez les éléments du système de paie dans le guide d’orientation des nouveaux employés et livrez un exemple de lexique dans le dossier d'arrivée de chaque personne.
- Tirez partie des stratégies de communication de votre organisation pour diffuser vos informations via votre Intranet, votre site Internet et vos publications imprimées.
- Publiez un rapport annuel de la rémunération et des avantages sociaux pour les salariés.
3. Utilisez des logiciels pour automatiser le traitement de la paie
Vous utilisez encore des formulaires papiers et vous avez du mal à vous y retrouver ? Si ce n’est pas déjà fait, il est grand temps de numériser et d’automatiser votre système de gestion de la paie. Les logiciels de paie électroniques qui existent aujourd’hui, tel que Simple comme Rise, ont tout pour vous plaire : ils prennent en charge de façon automatique la partie la plus répétitive et fastidieuse du processus de paie. Pour vous, c’est un précieux gain de temps et pour les employés, c’est l’assurance d’une expérience numérique efficace et sans tracas !
En plus d’optimiser votre temps, les logiciels de traitement de la paie ont l’avantage d’inclure un espace de stockage pour sauvegarder en lieu sûr toutes vos données et celles de vos employés : rapports de paie, dépôt de fin d'année, et bien plus encore. Ainsi, le jour de la paie, les employés apprécient la bonne surprise de recevoir leurs bordereaux de paie par courriel - et non par voie postale.
En plus, en cas d’événement qui limiterait vos déplacements et ceux de vos équipes (pandémie éventuelle) ou de rupture dans les services de poste, l’option numérique vous garantit la transmission des relevés de paie en toutes circonstances.
4. Classez correctement vos employés par catégorie
Vous pourriez bien être surpris par le nombre d'entreprises qui ne classent pas correctement leurs employés ! Si cela peut paraître de l’ordre du détail pour certaines organisations, un bon classement fait pourtant la différence au moment de déposer vos formulaires fiscaux avant la date limite. Prenez donc le soin de classer correctement vos employés par catégorie. Employé à temps plein ou entrepreneur indépendant ? À temps partiel ou bénévole ? Saisonnier ou stagiaire ? Mettez bien à jour tous ces renseignements pour ne pas risquer d’erreur et vous assurer de fournir une bonne déclaration de revenus à la fin de l'année.
5. Gardez vos registres de paie en ordre (et optez pour des versions numériques)
Vous avez le sentiment que la mise à jour de vos registres de paie vous prend trop de temps ? Pourtant, cette petite discipline régulière sera largement payante à long terme. En tenant vos registres de paie bien rangés, vous pourrez ainsi accéder facilement à tous les historiques de dossiers de vos employés, sans perdre de temps à chercher !
En plus, en optant pour un système de paie numérisé, un logiciel RH et une plateforme de gestion de vos ressources humaines en ligne, vous avez la garantie de stocker facilement toutes les données de votre entreprise. Fini les vieux classeurs, il vous suffit d’un clic pour accéder au profil de chacun de vos employés et tenir à jour leurs informations de paie.
6. Vérifiez régulièrement la performance votre système de paie
Enfin, en tant qu’administrateur d’une entreprise, vous savez que la performance passe aussi par une bonne proactivité. Pour aller loin, il ne faut pas seulement faire bien, il faut faire mieux ! Avec votre système de traitement de paie, c’est la même chose : à vous de planifier des audits réguliers pour vous assurer que votre logiciel est le plus performant possible pour répondre aux besoins de votre entreprise. Le système produit-il des résultats ? Y-a-t-il des erreurs courantes ? Les tâches répétitives sont-elles optimisées ? Identifiez ce qui fonctionne ou non et optez pour des solutions complètes et appropriées aux besoins de votre entreprise.
Mettez toutes les chances de votre côté pour optimiser la paie de votre entreprise
Vous l’avez compris, une bonne gestion de votre système de paie est gage d'efficacité pour votre organisation. Bonne nouvelle : chez Rise, notre plateforme tout-en-un vous accompagne de A à Z dans la gestion de votre organisation : traitement de la paie, RH et avantages sociaux. Nous plaçons à votre disposition une solution facile à utiliser pour centraliser, planifier et sauvegarder toutes vos données. Inscrivez-vous !