Pour assurer un retour au bureau dans les meilleures conditions, la Loi sur la santé et la sécurité au travail impose aux employeurs et travailleurs de prendre toutes les mesures préventives nécessaires pour protéger la santé et la sécurité des personnes sur les lieux de travail ou à proximité. En effet, d'après le journal Les Affaires, la santé est la priorité absolue de nombreuses entreprises canadiennes interrogées qui s'apprêtent à mettre en place une véritable stratégie de retour au travail, voire à « révolutionner » leur organisation. Alors, comment se préparer?
Pour commencer, il faut bien sûr continuer à privilégier le télétravail et si possible, organiser une rotation afin de réduire les effectifs présents au bureau. Et pour garantir un retour au travail en toute sécurité dans votre organisation, voici un récapitulatif des mesures sanitaires recommandées par l’Institut national de Santé publique du Québec, la CNESST et le CRHA. Des recommandations pratiques pour vous aider réorganiser vos bureaux en mode « prévention santé ».
1. Instaurer un nettoyage régulier et du matériel de désinfection
Première directive à mettre en place absolument avant le retour au bureau : assurer une désinfection et un nettoyage très réguliers des espaces et des objets fréquemment touchés (poignées de porte, interrupteurs, claviers d’ordinateur, etc). Ce nettoyage est primordial pour limiter au maximum le dépôt de microbes et donc, le risque de contamination éventuelle. Il faut aussi s’assurer que le système de ventilation de vos bureaux fonctionne parfaitement de manière à ce que l’air soit bien renouvelé.
Mettez aussi à la disposition des employés tout le nécessaire pour les aider à maintenir une bonne hygiène : des solutions hydroalcooliques, des lingettes pour nettoyer leur poste de travail (table, souris, clavier, outils), des installations propres pour le lavage des mains et toujours approvisionnées en savon, des serviettes et des mouchoirs jetables.
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2. Communiquer sur les mesures d'hygiène à respecter
Si tout le monde a été sensibilisé ces dernières semaines aux mesures d'hygiène et de distanciation sociale, il faut garder ces bonnes habitudes au bureau. Rien de tel qu’un bon rappel des mesures sanitaires à respecter pour la santé et la sécurité de tous : toujours respecter une distance de 2 mètres entre chaque personne, se laver les mains régulièrement pendant au moins 20 secondes, porter un masque dès que nécessaire, tousser ou éternuer dans son coude, jeter ses mouchoirs, nettoyer son poste de travail quotidiennement et ne pas partager ses outils.
Affichez clairement un rappel de ces bonnes pratiques dans vos bureaux. Vous pouvez notamment vous référer aux instructions précieuses fournies dans la trousse virtuelle de la CNESST, qui comprend un guide des normes sanitaires adaptées à tous les milieux de travail, petits et grands. Cette trousse évolutive sera mise à jour en fonction des directives du gouvernement, comme l'explique Manuelle Oudar, présidente du conseil d’administration et chef de la direction de la CNESST. Offerte en app mobile; c’est utile!
Pensez aussi à imprimer cette affichette de rappel des bonnes mesures et à la diffuser sur les murs de vos bureaux. Un rappel visuel fréquent sera nécessaire pour ceux qui ont tendance à être dans leur tête…!
3. Aménager des aires de travail espacées et modulables
Pour respecter la fameuse règle des 2 mètres entre chaque personne, il faut aussi repenser la disposition des bureaux (sauf si vous êtes 3 collaborateurs à travailler dans un immense entrepôt!).
Côté aménagement, fini les tables qui se touchent et les collaborateurs qui se font du coude. Augmentez la distance entre les tables de travail, répartissez mieux les employés sur la surface totale de vos locaux de manière à ce que les distances minimales soient respectées et que chacun possède son propre espace. Vos talents apprécieront certainement le fait d’avoir leur propre bulle pour mieux se concentrer sans être dérangé. Si vos locaux ne le permettent pas, vous pouvez aussi installer des cloisons fines en verre ou en plexiglas entre chaque employé par exemple, afin qu’ils soient bien protégés des risques de contact et de transmission. Cela peut même donner un air zen et moderne à vos bureaux :)
Si nécessaire, vous pouvez aussi installer une petite signalisation pour indiquer le sens de circulation dans les allées ou couloirs trop étroits. Même chose pour la cuisine si elle est partagée.
Pour les salles de réunion, on oublie les grandes tables de 10 personnes (tant mieux, ça décourageait ceux du fond de participer). On privilégie les assises mobiles comme les chaises à roulettes et les poufs bien espacés et que l’on peut bouger à sa guise.
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4. S’adapter pour une cohabitation « sans contact »
Imaginez le nombre de fois que les employés de bureaux sont amenés à toucher les poignées de portes, de placards, les boutons de la machine à café, les stylos, les souris, etc. Passer au mode « prévention santé », cela veut dire passer au mode 0 contact pour réduire au strict minimum les surfaces touchées dans une journée de travail.
Enlevez donc tous les journaux, revues, prospectus et objets mis à disposition dans les salles communes (par exemple dans la cuisinette, les salles de réunion ou d’attente). L’objectif est que chacun touche essentiellement son propre matériel, en évitant au maximum le prêt d’objets (ou alors après désinfection). Si ce n’est pas encore le cas, disposez aussi des poubelles sans contact et des boîtes de mouchoirs en papier à piocher. Si possible, laissez aussi au maximum les portes ouvertes pour que chacun évite de toucher les poignées.
Qui dit sans contact, dit aussi moins de visiteurs venus de l'extérieur dans vos locaux. Privilégiez les rencontres professionnelles virtuelles avec vos prospects, fournisseurs et clients. Dans le contexte actuel, ils vous en seront certainement reconnaissants!
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5. Remplacer les lunchs d'équipe par des repas individuels
Vous attendiez avec impatience votre prochain lunch en équipe? Il va falloir être patient. Comme dans les écoles, les dîners d'équipe comme « avant » ne sont pas pour tout de suite.
Pour limiter au maximum les rapprochements physiques et les échanges d’ustensiles, demandez à vos employés de veiller à bien respecter les distances également au moment des pauses et des repas. Rappelez-leur de bien se laver les mains avant et après le repas. Si vous avez habituellement une cantine, demandez-leur d’apporter leur propre lunch pour éviter au maximum les échanges de tasses, assiettes et couverts. Aussi, il est important que chaque ustensile soit précautionneusement lavé avec du savon et de l’eau chaude.
Consultez les bonnes ressources
Enfin, pour préparer au mieux le retour au bureau de vos équipes, nous vous recommandons de consulter les nombreuses ressources mises à disposition sur le sujet. Voici un guide publié par le CRHA pour gérer le retour au travail ainsi que toutes les recommandations de l’Institut national de Santé publique du Québec (INSPQ). Si vous avez envie d’être inspiré, on vous invite aussi à lire ce généreux partage du Groupement des chefs d’entreprise pour découvrir la posture « CACAO » de Édith Gauthier de Agro-sol (on ne vole pas le scoop, lisez l'article ou écoutez la conférence en ligne). Utilisez son témoignage très transparent pour apprendre, réfléchir sur vos limites et bâtir ensuite votre propre approche en lien avec vos valeurs.
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