Mais recruter les meilleurs talents dans ces conditions inhabituelles, ce n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît ! Pour preuve, un sondage de la firme Robert Half révèle que les candidats ont tendance à manquer de professionnalisme devant la caméra : il n’est pas rare que certains dînent ou présentent leur animal de compagnie pendant rendez-vous, discutent avec leur entourage à la maison en même temps, qu’ils restent dans une tenue décontractée voire, qu’ils jouent à un jeu vidéo pendant l’entrevue… Comme l’explique Greg Scileppi de chez Robert Half : “la technologie apporte plus de flexibilité aux entreprises et aux candidats en ce qui concerne le processus d’entrevue. Mais lorsqu’il est question des entrevues vidéo, il est crucial de maintenir les standards de professionnalisme attendus pendant une entrevue en personne”.
En tant qu’employeur, il faut donc mettre toutes les chances de votre côté pour attirer et embaucher les meilleurs talents. Voici nos conseils pratiques pour bien mener vos entrevues vidéo avec les candidats à distance.
Faites savoir que vous continuez à embaucher, même à distance
Au cours de cette période de pandémie mondiale, les candidats peuvent malheureusement être découragés par le contexte économique et les nombreuses mises à pied des entreprises. Certains se désinscrivent même des sites d’emplois comme Indeed, Monster our Glassdoor et ils risquent de passer à côté de votre offre d’emploi.
La bonne idée : faites savoir que vous continuez à embaucher sur les réseaux sociaux. Si ce n’est pas déjà le cas, il faut vous y mettre : 84 % des entreprises utilisent les médias sociaux pour leur recrutement. Pourquoi ne pas mettre à profit LinkedIn, Facebook, Instagram et même Snapchat ou Tiktok pour faire savoir que vous recrutez ? Indiquez que vous allez organiser des entrevues vidéo pour les candidats à distance afin qu’ils sachent à quoi s'attendre et qu’ils puissent se préparer en conséquence. Pensez aussi à préciser le déroulement de votre processus d'embauche à distance dans les descriptions de postes. Cela permettra d’encourager les candidats motivés à postuler s’ils se sentent à l’aise avec ces modalités, et d'éliminer naturellement ceux qui ne souhaitent pas se livrer à cet exercice.
Comme l’explique Manon Poirier, Directrice générale de l’Ordre des CRHA dans un article publié par Radio Canada, les employeurs ne doivent plus être en mode passif et attendre les candidatures, mais passer dans un mode proactif pour vraiment aller chercher les candidats.
Préparez vos candidats au déroulement de l’entrevue vidéo
Après la traditionnelle lecture des CV, contactez les candidats pré-sélectionnés en leur précisant que vous les invitez à échanger via une entrevue vidéo, qui impliquera naturellement que vous et les candidats, activez vos caméras. Cela peut sembler évident, mais c’est pourtant une précision utile qui évite tous les doutes et les incompréhensions. Indiquez aussi le logiciel que vous allez utiliser (Google Hangouts, Skype, etc) : les candidats pourront prendre le temps de le télécharger ou de le mettre à jour en amont pour éviter de retarder le rendez-vous le jour J.
Aussi, donnez autant de détails que possible en créant également par exemple un plan de l'entretien pour aider les candidats à savoir comment va se dérouler l’entrevue : si vous allez commencer par une présentation de votre poste et de votre organisation, à quel moment ils pourront poser leurs questions, etc. Cela leur permettra de bien se préparer et d'éviter que vous ne parliez en même temps sans réussir à vous entendre.
Créez un cadre propice à la concentration et demandez-en autant
Les entretiens en personne ont généralement lieu dans des salles de réunion ou des bureaux privés. Lorsque vous interrogez des candidats à distance, il est important de recréer ce même espace calme et privé pour vous concentrer sur vos candidats sans aucune distraction.
Assurez-vous que votre entourage sait à quel moment vous serez en conversation vidéo avec un candidat pour ne pas être dérangé. Testez votre logiciel vidéo au préalable et portez une attention particulière à la situation d'éclairage. Même pendant la journée, vous devrez peut-être allumer une lampe pour être clairement visible sur la caméra.
Enfin, demandez-en autant à vos candidats. Vous pourriez bien être surpris des mauvaises expériences racontées par certains recruteurs qui se sont trouvés en vidéo face à des candidats ne prenant pas l’entrevue au sérieux... N'hésitez donc pas à rappeler quelques conseils de bons sens à vos candidats. Par exemple :
- s’installer dans un environnement calme et neutre ;
- tester à l’avance le logiciel d’echange vidéo et la connexion Internet
- veiller à la luminosité, la batterie de l’ordinateur, l’angle et la stabilité de l’image…
- choisir un décor et une tenue appropriés à un contexte professionnel
- préparer l’entretien, de la connaissance du poste et de l’entreprise à la présentation des grandes lignes de leur profil
- s’entraîner en se filmant, pour surmonter le trac face à la caméra et maîtriser son image
- compenser le recrutement à distance par un langage corporel direct : sourire, regard vers la caméra…
- rester naturel ! L’objectif n’est ni de jouer un rôle, ni de se fondre dans un moule standardisé.
Concentrez-vous sur les compétences et mettez à profit votre temps de recrutement
Tout le monde n'a pas l’aisance de Véronique Cloutier ou de Martin Matte devant la caméra ! Ayez ceci en tête avant de mener vos entrevues. Soyez compréhensif et concentrez-vous davantage sur les compétences et les expériences pertinentes des candidats, plutôt que sur leur éventuelle malaise face à la webcam, surtout si le poste ne nécessite pas que le candidat parle en public ou fasse de nombreuses présentations.
Pour augmenter vos chances de faire la bonne embauche, vous pouvez également leur transmettre un test de compétences pour évaluer leur savoir-faire professionnel. Cela peut inclure la rédaction d'un courriel rapide, l'élaboration d'un argumentaire de vente ou la synthèse d'un ensemble de points de données. Pour les rôles créatifs, demandez à voir le portfolio en ligne des candidats à distance et qu’ils vous guident à travers leurs différents projets. Posez des questions pour savoir s'ils ont pris la direction d'un projet, s’ils ont pris la responsabilité d’un dossier du client, etc.
Comme l’explique Luc Hanna, CRHA, directeur adjoint de Gestion des talents chez Willis Towers Watson dans un balado sur la gestion des talents à l'ère de la pandémie diffusé par l’Ordre des CRHA, la situation actuelle permet aux employeurs de mieux prendre leur temps pour être sûr de faire les bons recrutements. De manière générale, les RH comme les candidats sont moins occupés durant ce temps de confinement. Il faut donc en profiter pour élaborer par exemple des études de cas à soumettre aux candidats pendant les entrevues et les inviter à échanger avec plusieurs membres de l’équipe pour avoir des retours variés. L’idée est de continuer à recruter des talents stratégiques qui peuvent changer la donne!
Évaluez la capacité des candidats à travailler à distance
Aussi, jusqu'à présent, les politiques de travail à domicile étaient surtout réservées aux employés ayant validé leur période d’approbation dans l’entreprise. Dans un contexte de crise sanitaire, il est très probable que les candidats que vous embaucherez dans les prochaines semaines commenceront leur poste depuis la maison. Il donc est important de vous assurer qu’ils seront tout de même motivés en travaillant à distance. N'hésitez donc pas à leur parler de votre politique de travail en étant ouvert et transparent sur votre politique de travail à domicile, et tout particulièrement durant la période du COVID-19. Posez-leur aussi des questions sur leur manière de fonctionner. Ont-ils des difficultés avec le travail à domicile ? Sont-ils capables de travailler en autonomie ? À quelle fréquence ont-ils généralement besoin de faire le point avec leur gestionnaire ? De quels équipements ont-ils besoin ? Ainsi, vous pourrez mieux déterminer quels sont les candidats les plus compatibles avec votre mode de fonctionnement.
Découvrez aussi: 50 questions d’entrevue pour tester la compatibilité de vos candidats avec votre culture d’entreprise
Étendez votre bassin de candidats potentiels et offrez une expérience attrayante
En tant que recruteur, pensez enfin que le bon déroulement de l’entrevue dépend surtout de vous. Le contact ne pourra bien passer que si vous êtes aussi pleinement concentré. Gardez toujours le contact visuel avec votre interlocuteur pour l’impliquer et lui montrer qu’il a toute votre attention. Tenez aussi compte de votre posture et de votre langage non verbal. Attention à ne pas parler trop vite, regardez la caméra bien en face… Et souriez ! Même en période de crise, pensez qu’il faut offrir une expérience candidat attrayante. Cette entrevue vidéo sera la première étape de l’expérience collaborateur de vos futurs employés, il faut leur donner envie de dire “oui” !
Enfin, il ne faut pas oublier que lorsque la situation du COVID-19 s’apaisera, “cela va reprendre vite et fort” rappelle Luc Hanna. Même pendant cette période, ne mettez pas tous vos recrutements à l’arrêt. Diminuez le nombre d’embauches si nécessaire, mais ne passez pas à côté des recrutements stratégiques importants pour votre organisation. Continuez donc à maintenir le contact avec les candidats et à organiser des entrevues à distance. Vous gagnerez ainsi en visibilité auprès des chercheurs d’emplois actifs, mais aussi auprès des candidats potentiels passifs : c’est-à-dire ceux qui ne recherchent pas un nouvel employeur immédiatement, mais qui pourront être tentés de vous rejoindre dès que les affaires se remettront en marche.
La façon dont vous allez vous adresser à vos futurs et potentiels recrues vous permettra de maintenir l’image d’une marque employeur attractive pour attirer les meilleurs éléments.
Vous avez besoin d’un coup de pouce pour gagner du temps dans la gestion de vos talents pour mieux vous concentrer sur l’essentiel? Découvrez la plateforme tout-en-un de Rise et demandez une démonstration gratuite!