Le guide de survie du gestionnaire à distance
La fabrique du leadership 8 minute read

Le guide de survie du gestionnaire à distance

Alix Fieux | avril 28, 2020

Depuis l'arrivée des mesures de distanciation au printemps 2020, le travail à distance vit sa plus grande expérience. Dirigeants d’entreprises et gestionnaires ont revu le fonctionnement de leur organisation et ont dû s'improviser spécialiste de la gestion des talents à distance. Un grand défi et un vrai rôle à tenir, déterminant pour l’avenir. Un peu comme un chef d’Etat à leur échelle, les entrepreneurs et gestionnaires doivent à la fois prendre des mesures efficaces pour maîtriser la situation, assurer la santé financière de l’entreprise, garder le cap des affaires, gérer les priorités, observer, analyser, s’adapter, rassurer et mobiliser les citoyens. Bref, vous devez montrer que vous êtes l'homme ou la femme de la situation. Car comme le dit très justement Nicolas Duvernois dans le journal Les Affaires, « On ne jugera pas de la qualité d’un(e) dirigeant(e) d’entreprise quand tout va bien, on le jugera sur ce qu’il ou elle a fait quand ça va mal! ».

Aujourd’hui, cette gestion à distance fait partie de notre nouvelle normalité. Alors, comment être un gestionnaire efficace à distance? C’est le moment de réfléchir au type de leadership que l’on souhaite adopter pour poser des bases fiables, solides et durables dans votre organisation. Montrez à vos talents que vous êtes à la hauteur!

Restez calme et prenez du recul pour prendre les bonnes décisions

En temps de crise, on a tendance à penser que tout devient urgent. Or, comme l’explique Alexandre Girard - associé de la firme-conseil Aviseo -  au journal La Presse, pour un gestionnaire à distance « le danger est de s’isoler et de créer un sentiment d’urgence qui peut influencer les décisions au détriment du futur ». 

Pourtant, l’un des messages fort de la période actuelle est que le temps fait son oeuvre. Pour le travail, c’est pareil. Profitez de ne pas (ou moins) subir la pression du bureau et prenez le temps de la réflexion pour prendre vos décisions, imaginer les mesures à mettre en place, consulter l’avis de votre équipe, réfléchir à ce que vous pouvez faire différemment. Ne laissez pas passer ce temps qui vous est donné pour penser à ce que vous souhaitez améliorer dans votre organisation et envisager des changements à long terme. 

C’est aussi le moment d’opter pour des changements auxquels vous pensiez depuis longtemps : proposer des formations virtuelles, mettre en place un système de vente en ligne si ce n’est pas déjà fait, diversifier vos fournisseurs et vos sources d’approvisionnement, etc. Et comme la situation peut vite changer, n'hésitez pas à rester flexible et à revenir sur vos décisions. N’ayez pas peur de laisser penser que vous avez commis une erreur. Au contraire, montrez que vous êtes capable de réagir de manière appropriée. Le célèbre économiste John Maynard Keynes disait « Quand les faits changent, je change d'idée. »

« Quand les faits changent, je change d'idée. »

Communiquez, montrez-vous disponible (et visible!)

Pour réussir sa gestion des talents (et de son organisation) à distance en période de crise, la communication est aussi l’un de vos atouts clés. Cette communication est essentielle pour ne pas sombrer dans l’oubli… que ce soit dans la tête de vos collaborateurs comme dans celles de vos clients et prospects.

  • Mettez en place des rendez-vous réguliers avec vos employés

Un bon patron, c’est comme un bon ami: ça répond présent quand ca va bien, mais surtout quand ca va mal. Communiquer avec vos employés, c’est leur montrer que vous ne les abandonnez pas, que vous gardez le cap et que vous restez dans les affaires. Rappelez-vous que, même à distance, une équipe bien informée reste engagée. Cela implique de garder les canaux de communication avec vos collaborateurs bien ouverts, et dans les deux sens. Essayez de répondre présent aux messages laissés par vos talents  « as-tu deux minutes? ». N'hésitez pas aussi à mettre en place des rituels informatifs pour tenir vos employés à jour des différents sujets de votre organisation. Par exemple, des courriels ou des courtes réunions sur les projets en cours, les priorités du moment, les changements à venir et la communication de votre nouvelle stratégie. 

Cette bonne diffusion des informations permet maintenir l’équipe à un même niveau d’informations, mais aussi d’encourager vos talents à rester impliqués pour bien travailler à domicile. 

  • Restez visible sur Internet et les médias sociaux

En 2018 déjà, 3/4 des Canadiens passaient au moins 3 à 4 heures en ligne par jour, d'après l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet. Avec la hausse du télétravail, imaginez à combien ce temps s'élève aujourd’hui… C’est beaucoup! Pour votre organisation, c’est l’occasion de rester visible sur le web et même, d'élargir votre audience grâce à la mise en ligne d’un blogue sur votre thématique ou de posts réguliers sur les réseaux sociaux par exemple. Communiquez sur vos initiatives du moment et vos offres exceptionnelles pour attirer de nouveaux clients, voire de nouveaux talents. Montrez que vous tenez une vraie place dans les affaires et que votre organisation est à la pointe du secteur.

Faites confiance à vos talents et identifier les maillons forts

Devenir gestionnaire à distance de vos talents passe nécessairement par une forme de lâcher prise. C’est le moment de miser sur la confiance et l’autonomie de vos employés. Attention, cela ne signifie pas pour autant que vous devez laisser vos équipes à la dérive, sans aucun encadrement. Ici encore, la communication est un outil précieux pour suivre les projets de vos équipes, rappeler à chacun son rôle et ses missions. Vous seriez surpris de voir à quel point ce type de rappel peut être utile pour rappeler à vos salariés ce que vous attendez d’eux. 

C’est aussi maintenant que vous allez pouvoir reconnaître vos maillons forts, les talents impliqués, engagés avec vous et dans l'achèvement de leurs priorités. Profitez-en pour déléguer aux talents à l’attitude constructive. Demandez aux personnes compétentes et fédératrices de prendre de nouvelles responsabilités. Félicitez les bons coups et montrez à vos équipes que vous leur faites confiance! D’ailleurs, essayez d’adopter un nouveau regard, ceux qui sortiront du lot ne seront peut-être pas ceux auxquels vous vous attendez et parfois un leadership approprié peut se révéler là où on ne l’attend pas.

Aussi, pensez à vous baser des indicateurs de performance efficaces pour mesurer la productivité de vos équipes à distance. Il n’y a pas que les chiffres qui comptent, mais aussi l’esprit d’initiative, l'utilité, la qualité du travail réalisé ou la bonne gestion des priorités. 

Cultiver l’esprit “machine à café”

Avec le travail à distance, personne n’est à l’abri de souffrir du manque d'échanges et de contact, pas même les gestionnaires. Que ce soit pour maintenir l’esprit d'équipe et le moral de toute l’organisation, n’oubliez pas de prendre quelques minutes chaque semaine pour recréer le rendez-vous de la machine à café avec vos employés. Pas question de parler travail (ou alors seulement pour souligner les bons coups), lancez des conversations comme vous le feriez pour discuter de la fin de semaine, de la maison, des enfants...

C’est l’occasion de vous montrer à l'écoute des problèmes de vos collaborateurs. Parfois, vous pourrez les aider à trouver une solution, parfois non, mais le simple fait d'écouter et de se montrer empathique fait la différence. Ça fait toujours du bien de s’en parler.

Prenez soin de vous

À force de pression, de régler mille problèmes et de vouloir être productif à tout prix, on oublie souvent de déconnecter et de s’occuper de soi. Il peut être facile pour un gestionnaire de s’oublier en temps de crise. Karl Moore, professeur agrégé à la Faculté de gestion Desautels de l’Université McGill avertit : « Si tu t’épuises, tu ne seras pas un leader efficace. C’est un marathon, pas un 100 mètres. Assure-toi de garder du temps pour ta famille et toi. » Le message est clair, prenez des bols d’air et de soleil pour garder la tête sur les épaules et avoir l'esprit plus clair au bureau. Plus vous êtes surmené, plus vous risquez de perdre votre calme et donc de transmettre votre stress à votre équipe. Votre capacité de leadership risque d’en prendre un méchant coup. 

« Si tu t’épuises, tu ne seras pas un leader efficace. C’est un marathon, pas un 100 mètres. Assure-toi de garder du temps pour ta famille et toi. »

Vous en sortirez grandi

Une bonne nouvelle pour terminer: 94% des Canadiens se sont dit satisfaits de la réaction de leur entreprise depuis le début de la pandémie du COVID-19, d'après un sondage mené par la firme Robert Half en avril 2020. 74 % se sont aussi sentis grandement soutenus par leur gestionnaire durant cette période. 

Ce sont des chiffres encourageants, qui prouvent que la gestion à distance peut être un beau défi dans votre carrière professionnelle! Cela pourra se traduire à terme par une plus grande confiance et une meilleure empathie entre employeurs et employés. 

Give your employees, and yourself, the experience we all deserve.

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