Zoom sur nos conseils pratiques pour bien mener les entrevues de départ de vos employés et en faire un exercice de rétroaction constructive qui vous aidera à garder vos talents.
Faire des retours constructifs et bienveillants sur la collaboration qui s'achève
Tout comme une entrevue d’embauche, il est aussi important de bien préparer vos entrevues de sortie pour vos employés. Préparez le fil conducteur de votre rendez-vous : commencez par faire le bilan de votre collaboration avec votre employé. Les projets et missions effectuées, la progression observée, les résultats recueillis, ce que vous avez particulièrement apprécié au cours de votre collaboration (l’investissement de l'employé, sa personnalité, ses initiatives, etc) et les éventuels points que vous auriez aimé voir améliorés. Ne portez pas d’accusations et de reproches à l’intention de votre employé. L'idée n’est pas de régler vos comptes mais de faire des retours constructifs, bienveillants et utiles pour l’avenir.
Ces entrevues de départ sont une marque de respect importante pour signifier à vos employés que leur opinion compte.
Comme l’expliquent Émilie Pelletier et Didier Dubois (tous deux CRHA), ayez en tête que ces entrevues de départ sont une marque de respect importante pour signifier à vos employés que leur opinion compte. Un chaleureux merci de reconnaissance autour d’un lunch ou d’un café est une belle initiative pour saluer l’employé pour le temps et l’énergie qu’il a consacrés à votre entreprise. Il terminera son expérience sur une note positive et deviendra un bel ambassadeur de votre organisation!
Obtenir une rétroaction honnête pour vous améliorer
Vient ensuite le moment de recevoir à votre tour les retours de votre employé qui quitte l’organisation. Votre objectif : connaître le « pourquoi » de ce départ. Pourquoi votre talent a-t-il cherché un nouveau poste, pourquoi a-t-il accepté une autre offre d’emploi. Les motifs peuvent être variés: une meilleure rémunération, une progression de poste, un désaccord avec les décisions et la stratégie de l’entreprise, une mésentente avec un membre de l'équipe, etc.
Votre objectif : connaître le « pourquoi » de ce départ.
Pour discuter ensemble des raisons de départ, n'hésitez pas à rassurer votre employé sur votre recherche de sincérité et de transparence. Les commentaires les plus honnêtes vous seront utiles pour identifier les points forts de l'expérience employé et les points qui pourraient être améliorés: par exemple un environnement de travail plus serein, plus d'opportunités d’avancement, de flexibilité, de reconnaissance ou une meilleure intégration de la vie professionnelle et personnelle.
Pensez à garder une trace écrite de cette rétroaction. Mettez en place un questionnaire que vous enverrez à votre employé en amont de votre entrevue. Vous trouverez des modèles de questions dans cet article de l’Ordre des CRHA. De cette façon vous pourrez favoriser le dialogue constructif et éviter les malentendus. Si l'employé aborde des sujets graves tels qu’une situation de discrimination ou de harcèlement, vous devrez suivre une procédure d'enquête pour comprendre ce qui s'est passé et y remédier très rapidement.
Partager les retours avec la direction de votre organisation
Dernière étape? Communiquez avec l'équipe de direction de votre organisation autour de ce qui a été dit durant l’entrevue de sortie. Le but est d’en faire ressortir les éléments pertinents pour les transformer en améliorations visibles au sein de votre organisation. Ainsi, si vous remarquez que les mêmes motifs de départ reviennent souvent, vous allez pouvoir créer un plan d’action pour y remédier concrètement. Est-ce un problème de description de postes, d’environnement de travail, de relations, de surmenage, de culture d’entreprise, d’outils? Concentrez vos efforts sur les choses qui peuvent être améliorées pour fidéliser vos autres talents.
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Enfin, ne sous-estimez pas les chances que votre employé revienne un jour dans l’entreprise. On appelle cela les employés « boomerang » ! De nouvelles opportunités pourront se développer à l’avenir. Pensez donc à garder le contact en invitant vos contacts à se connecter avec vous sur LinkedIn ou à rejoindre votre réseau d’anciens employés.