Pour tenter de répondre à cette problématique sanitaire, l’organisme de bienfaisance Crohn et Colite Canada a été créé en 1974 sur l’initiative de parents d’enfants malades. L’objectif : trouver des traitements curatifs adaptés et améliorer la vie des enfants et des adultes atteints de ces maladies,
On vous raconte les missions de cette organisation caritative mais aussi comment leur belle collaboration avec Rise leur a permis de gagner du temps pour mieux se concentrer sur l’essentiel.
Une association investie pour améliorer la santé des Canadiens
« Nous sommes la seule organisation caritative nationale basée sur le volontariat au Canada qui se concentre sur le financement de la recherche pour trouver des remèdes à la maladie de Crohn et la colite ulcéreuse, et pour améliorer la vie des Canadiens qui vivent avec ces maladies » présente Danny Vasquez, responsable des ressources humaines de la structure. Depuis plus de 40 ans, l’association a investi plus de 130 millions de dollars dans la recherche, « ce qui a permis de réaliser des avancées importantes dans les domaines de la génétique, des microbes intestinaux, de l'inflammation et de la réparation cellulaire, et de jeter les bases de nouveaux et meilleurs traitements » explique-t-elle.
Aujourd’hui, les bénévoles engagés continuent ont toujours à cœur de sensibiliser le public et de collecter des fonds pour la recherche médicale et l’assistance aux personnes malades.
Avant Rise, une gestion administrative laborieuse
Crohn's and Colitis Canada alloue ainsi la majorité de ses fonds à ses programmes de recherche et de soutien. « Nous sommes très prudents avec les fonds de notre association et nous voulons éviter de les consacrer à nos frais administratifs » poursuit Danny Vasquez.
« L'un de mes premiers mandats était de veiller à l'amélioration de l'expérience de nos employés mais nous n'avions aucun système en place. On fonctionnait avec des processus manuels et papiers assez dépassés et notre fournisseur de paie était lui aussi assez rudimentaire ».
Avec des employés partout au Canada, même une simple demande de congé était un processus long à traiter. « La gestion RH des employés demandait un travail laborieux : il fallait imprimer les formulaires, les remplir, les envoyer aux gestionnaires qui pouvaient être dans une autre ville, les faire signer et approuver, et enfin l'envoyer à notre bureau national à des fins d'archivage », un vrai casse-tête résume cette responsable.
Heureusement, à l’arrivée de cette RH dans l’association, la recherche d’un nouveau fournisseur d’avantages sociaux lui a permis de découvrir la plateforme Rise. « Nous avons choisi les garanties collectives de la Sun Life et c'est grâce à leur partenariat avec Rise que nous avons découvert cette entreprise » se souvient Danny, qui a aussitôt demandé une démonstration à Rise avec le vice-président de l'administration financière de la structure. L’occasion de découvrir le fonctionnement de notre plateforme tout-en-un RH + Paie + Avantages.
« Nous avons constaté que beaucoup de nos processus manuels pouvaient être automatisés et que nous pouvions grandement améliorer l'expérience de nos employés ».
« Rise nous a donné cette opportunité et nous avons eu la bonne surprise de découvrir que leur offre était assez abordable. On s’est dit que nous aurions un véritable retour sur investissement ».
La collaboration a donc commencé!
Une transition facile pour tous
La transition vers Rise s'est faite par étapes grâce à l'éventail complet de nos solutions toutes intégrées : Paie, RH, Temps et présence et Recrutement.
« Le traitement paie a été la première chose que nous avons lancé immédiatement », explique Danny. « La transition de notre ancien fournisseur à Rise a été très facile et l'expérience de nos employés s'est immédiatement améliorée. Avant, ils avaient souvent des problèmes pour se connecter au système et obtenir leur fiche de paie. Aujourd’hui, ils y accèdent facilement et rapidement puisque Rise envoie les relevés de paie directement par courriel aux employés. Ainsi, tout le monde peut pleinement se concentrer sur le travail important que nous faisons ».
La plateforme Rise RH a aussi complètement changé la façon dont Crohn's and Colitis Canada collecte et assure le suivi des informations des employés. « Maintenant, nous avons une base de données qui rassemble toutes les informations utiles de nos employés, comme leurs coordonnées personnelles, les personnes à contacter en cas d'urgence, etc. D’ailleurs, nous avons eu des réactions très positives de leur part sur l’outil Rise RH » peut témoigner cette gestionnaire.
« Les choses se sont encore améliorées lorsque nous avons aussi commencé à utiliser l’outil de Gestion du temps et des présences. Auparavant, les employés devaient nous demander par courriel combien de jours de vacances ou de congés maladie ils avaient, s'ils pouvaient prendre des congés... Maintenant, ils ont toutes ces informations à disposition en ligne et pour nous la gestion du temps de travail est tellement plus facile à gérer ».
« L'expérience de nos employés est bien meilleure maintenant »
« L'expérience de nos employés est bien meilleure maintenant » se réjouit Danny. « Tout est plus intuitif et transparent pour nous et nos employés disent la même chose. Je retrouve en quelques clics les documents et données que je cherche. Je dois également mentionner les articles pratico-pratiques votre base de connaissances (bilingue). J'adore ce truc je l'utilise tout le temps ! »
Rise Recrutement a permis de gagner du temps
Côté recrutement, les choses n'étaient pas optimales non plus pour cette responsable des RH qui devait jongler pour retrouver les informations des candidats un peu partout. « Certains candidats postulaient par courriel via notre page carrières, d'autres déposaient leur candidature sur différents sites d'offres d'emploi. Puis je me souviens avoir vu l'annonce de Rise Recrutement dans l’infolettre envoyée chaque mois par Rise avec les mises à jour et les nouveautés produits. J'ai sauté sur l’outil Recrutement et j'ai commencé à l'utiliser tout de suite ! » se souvient Mme Vasquez.
Aujourd’hui, elle peut trouver facilement tout ce dont elle a besoin pour faciliter sa gestion via la plateforme tout-en-un de Rise. Elle raconte : « J'apprécie particulièrement la fonction de collaboration qui permet d'échanger des commentaires en interne sur les candidats. C'est un cadeau! J'aime le fait que les gestionnaires puissent examiner le profil des candidats, lire leur CV et mes commentaires avant de laisser leurs propres avis. Avant, je devais imprimer tout imprimer, remettre en mains propres et assurer le suivi des notes de chacun... C'était des soucis et du travail en plus pour moi. Maintenant, j’ai simplement à me connecter et à consulter le tableau de bord. Les gestionnaires peuvent faire de même et voir où chacun se trouve dans le processus de recrutement. Tout le monde se sent plus impliqué dans le processus et on gagne en efficacité ».
Du temps précieux économisé pour mieux se concentrer sur l’importance de la santé !
Réinventer la collecte de fonds en mode virtuel au temps du COVID-19
Malheureusement, la pandémie a eu un impact négatif sur les dons. L’organisation a dû faire preuve de créativité pour encourager une collecte de fonds en mode virtuel qui permette de continuer à générer des revenus. Si les montants récoltés n’ont pas été aussi importants que l'année précédente, l’association a tout de même pu recueillir 2 millions de dollars en 2020, grâce à l’organisation de tombolas, de ventes aux enchères en ligne et des événements virtuels locaux. « C'est une période difficile pour tout le monde mais nous apprécions grandement le soutien de notre communauté » termine Danny avec un mot d’espoir.
Vous souhaitez faire un don ou du bénévolat auprès de Crohn's and Colitis Canada? Visitez leur site : crohnsandcolitis.ca.
