Ces dépenses liées à l'activité professionnelle effectuées par les employés sont considérées comme éligibles au remboursement et ne doivent pas être prélevées sur le salaire des employés. Cependant, calculer et organiser le paiement des dépenses remboursables peut être difficile, c'est pourquoi nous avons créé ce guide sur les meilleures pratiques pour le traitement des remboursements des dépenses des employés.
Qu'est-ce que le remboursement des dépenses des employés?
Le remboursement des dépenses des employés fait référence au processus par lequel les entreprises compensent les employés pour les dépenses liées au travail selon leur politique de remboursement des dépenses. Cette politique décrit les dépenses d'entreprise remboursables courantes, des remboursements de kilométrage et de frais de déplacement aux repas d'affaires et aux frais d'hôtel, couverts par l'allocation fournie par l'entreprise, garantissant un remboursement équitable pour les dépenses d'entreprise courantes.
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Pourquoi le suivi des dépenses est-il important?
Le suivi des dépenses est crucial pour les entreprises, car il offre un aperçu complet des transactions financières, permettant une budgétisation efficace, un contrôle des coûts et une prise de décision éclairée. En enregistrant méticuleusement et en catégorisant les dépenses, les entreprises obtiennent des informations sur leurs habitudes de dépenses, ce qui leur permet d'identifier des domaines où des économies potentielles peuvent être réalisées et d'optimiser l'allocation des ressources. Un suivi précis des dépenses est essentiel pour la conformité fiscale, aidant les entreprises à réclamer des déductions admissibles et à réduire les impôts.
De plus, il rationalise le processus de remboursement des dépenses des employés, garantissant une compensation équitable et le respect des politiques de l'entreprise. Des dossiers de dépenses organisés facilitent la préparation aux audits. Dans l'ensemble, le suivi des dépenses est essentiel pour maintenir la santé financière, faciliter la planification stratégique et garantir la conformité aux normes réglementaires dans le paysage commercial.
Exemples de dépenses d'entreprise remboursables
Les dépenses couvertes qui nécessitent généralement un remboursement varient en fonction de la nature de l'entreprise, de ses politiques et du rôle de l'employé. Il est important de prévoir les dépenses des employés afin de ne pas être pris au dépourvu avec des paiements de remboursement.
Voici des exemples courants de catégories de dépenses remboursables:
- Dépenses de voyage: Remboursement des frais de billets d'avion ou de train et des frais d'hébergement en fonction des tarifs de classe économique et des coûts standard d'hébergement.
- Dépenses de transport: Remboursement des frais de kilométrage pour les véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles et couverture des frais de transport en commun avec des reçus valides.
- Dépenses d'hébergement: Remboursement des frais d'hébergement lors des voyages d'affaires, y compris les taxes et les frais, et des allocations de subsistance pour les dépenses quotidiennes en fonction de l'emplacement et de la durée.
- Dépenses de communication: Remboursement des frais de téléphone portable liés aux appels professionnels et des frais d'internet pour le travail à distance, plafonnés à une limite mensuelle prédéterminée.
- Repas et divertissements: Frais liés aux dépenses de divertissement des clients tels que les réunions avec les clients, les déjeuners d'affaires ou les repas d'équipe.
- Fournitures de bureau: Dépenses pour l'achat de fournitures de bureau telles que du papier, des cartouches d'encre, des stylos et d'autres articles nécessaires.
- Avantages sociaux: De nombreux employeurs offrent des régimes de remboursement des frais de santé ou des comptes de dépenses flexibles dans le cadre de leur régime d'avantages sociaux.
- Dépenses technologiques: Remboursement pour l'achat ou la réparation d'équipements technologiques liés au travail tels que des ordinateurs portables, des smartphones ou des abonnements logiciels.
- Formation et éducation: Remboursement des frais de formation et des frais d'inscription aux conférences ou ateliers avec soumission des reçus et frais de cours préapprouvés pour l'éducation liée à l'emploi.
- Dépenses de bureau à domicile: Remboursement des coûts associés à la mise en place d'un bureau à domicile et des frais d'internet/utilité liés au travail à distance jusqu'à un montant spécifié.
- Dépenses d'entreprise diverses: Remboursement des frais de stationnement, des frais de péage et des frais de nettoyage à sec ou de blanchisserie lors des voyages d'affaires sur la base de reçus soumis.
- Dépenses liées à la santé: Remboursement des frais médicaux engagés lors des voyages d'affaires avec soumission des reçus médicaux et des primes d'assurance maladie pour une couverture liée au travail conformément à la politique et aux réglementations de l'entreprise.
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6 stratégies pour organiser les remboursements des dépenses d'entreprise
1. Créer une politique pour le processus de remboursement des dépenses
Déterminez une politique de remboursement des dépenses facile à suivre et clairement expliquée à distribuer et à communiquer à l'interne à vos employés. Les détails importants qui doivent être abordés et définis incluent les dépenses éligibles au remboursement, les directives pour la soumission des demandes et le délai pour l'émission des paiements.
Si les employés ont besoin d'une autorisation préalable pour les achats effectués au nom de l'organisation, assurez-vous que cela est explicitement mentionné dans la politique de dépenses. Il est dans l'intérêt des deux parties d'être aussi détaillé que possible dans votre politique pour éviter une situation où les dépenses professionnelles des employés sont mal comprises et les fonds sont mal attribués.
2. Déterminer quelles dépenses les employés peuvent réclamer
Établissez des règles claires sur les types de dépenses qui sont admissibles en tant que demandes de remboursement valides. Les remboursements admissibles incluent généralement les frais de voyage et d'hébergement, les fournitures de bureau, les frais de téléphone cellulaire et les frais de divertissement pour les clients.
Les avantages sociaux des employés, tels que les billets de transport, les avantages sociaux pour la santé et les adhésions à des gyms, peuvent être offerts aux employés en tant qu'avantages sociaux de l'entreprise. S'ils le sont, il est conseillé de communiquer le montant couvert par l'employeur, d'une subvention partielle à un remboursement complet.
3. Créer un système pour collecter les demandes de remboursement des employés
Un rapport de demande de remboursement des dépenses doit être rempli et soumis par l'employé au service des ressources humaines pour approbation dans un délai raisonnable après que les coûts ont été engagés. Les informations qui doivent être signalées incluent le type de dépense, le montant total de l'achat, la date de l'achat, le nom du vendeur/fournisseur et une description des biens et services achetés.
Fixez et communiquez un délai raisonnable pour que les demandes de remboursement des dépenses soient faites, comme soumettre les demandes au moins une semaine avant la date de paie à venir pour que l'employé puisse recevoir l'approbation de ses demandes et voir son remboursement dans ce cycle de paie.
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4. Vérifier la légitimité des dépenses
Les employés doivent fournir des documents justificatifs de la demande à l'entreprise pour leur approbation. Les documents admissibles comprennent les reçus originaux, les factures, les relevés de carte de crédit, les billets de transport et les journaux de bord des véhicules. Pour garder les choses organisées, établissez un système de soumission des dépenses, y compris les processus pour télécharger et envoyer leurs dépenses réelles, que ce soit sous forme physique ou en numérisant une copie de leurs factures.
Donnez-vous suffisamment de temps pour examiner les rapports de dépenses et assurez-vous qu'ils sont conformes aux directives de la politique. De cette façon, vous pouvez consulter l'employé s'il manque des documents ou s'il y a des documents incomplets, des dépenses en dehors de la politique et d'autres incohérences.
5. Payer les remboursements dans un délai spécifié
Informez les employés de quand ils verront le paiement de l'entreprise. Instituez un processus clair et transparent de communication du calendrier prévu pour le remboursement des dépenses. Communiquez comment ils recevront le paiement — que ce soit par dépôt direct ou par chèque — ainsi que la manière dont ils verront la confirmation enregistrée du paiement effectué (comme un relevé sur leur chèque de paie) pour leur référence. Une solution de paie en ligne peut vous aider à accomplir cette étape avec facilité.
6. Fournir un point de contact
Fournir un point de contact est essentiel pour une gestion efficace. Un contact désigné rationalise la communication, garantissant la clarté et la cohérence dans les soumissions de dépenses. Les employés peuvent compter sur ce contact pour obtenir des conseils concernant les dépenses admissibles, les délais de soumission et la documentation requise. Cela favorise la responsabilité et la transparence, essentielles pour maintenir la confiance au sein de l'organisation.
De plus, un point de contact central facilite le traitement en temps voulu des remboursements, s'alignant sur les calendriers de paie et empêchant les retards. L'intégration d'un point de contact au sein d'une solution de gestion des dépenses ou d'un logiciel de paie rationalise l'ensemble du processus, améliorant l'efficacité et réduisant la charge administrative de l'équipe comptable et financière.
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Les remboursements des dépenses des employés sont-ils imposables?
Les remboursements des dépenses ne sont généralement pas considérés comme un revenu imposable pour les employés lorsqu'ils sont bien documentés. Cependant, des montants excessifs pourraient entraîner des obligations fiscales. Les dépenses remboursées, telles que les frais de déplacement ou de repas, peuvent offrir des avantages fiscaux pour l'employeur.
Le service financier doit garantir une documentation et une classification appropriées pour se conformer aux réglementations fiscales et déclarer avec précision les remboursements lors de la déclaration fiscale pour éviter des problèmes.
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